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Vous référer aux 10 commandements ProDevis pour une utilisation optimale de Krafteo !
Dans le cas d'une nouvelle demande entrante (prospection) :
- Prise de rendez-vous commercial
Création de la fiche client sur ProDevis (cela créera une étiquette dans Krafteo)
Planification du RDV commercial dans Krafteo statut confirmé
ou
Planification du RDV commercial dans Krafteo (sans attribuer le rdv à un dossier)
Création de la fiche client dans un second temps sur ProDevis
Affection du dossier au RDV sur Krafteo
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Qualification : **)
Onglet Planner - Planifier depuis la colonne dossiers à planifier :
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Onglet Planner - Planifier à partir du "+" en vue Planification
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Onglet Planner - Vidéo de planification à partir d'une des vues semaine (Selection du créneau horaire)
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2. Création du devis
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Commerce : **)
À la création du devis dans ProDevis, il faut bien penser à saisir une référence affaire :
Vous devez absolument inscrire les heures de pose vendues afin de faire remonter les heures que vous chiffrez dans ProDevis sur Krafteo. Pour cela, nous conseillons de suivre les conseils ci-dessous :
- Priorité 1 : Bibliothèque de prestation avec association du prix de ventes à un nombre d'heures vendues.
- Priorité 2 : Devis ➡️ Onglet Prestation ➡️ Temps prévu (h)
3. Envoi du devis à votre client
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Commerce :**)
Sur ProDevis :
- Dans le devis : Imprimer ➡️ E-mail ou Imprimante
- Dans la liste des devis : clic droit ➡️ Imprimer... ➡️ Documents client ➡️ E-mail ou Imprimante
Ses actions mettront à jour votre étiquette Krafteo associée au statut "Devis envoyé" et alimenteront le fichier d'activité du dossier.
Attention : générer le devis en PDF sous ProDevis ne change pas le statut en "Devis envoyé
4. Devis accepté par le client**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Commerce : **)
Deux solutions s'offrent à vous afin de procéder de la bonne manière :
- Vous êtes au bureau, passez directement le devis sur ProDevis en commande client : Clic droit sur le devis dans ProDevis ➡️ Convertir ➡️ Commande client
- Vous n'avez pas accès à ProDevis et savez que le client a signé votre offre ? Alors, passez manuellement le dossier sur Krafteo en "Devis accepté" afin que le dossier soit à jour.
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Commerce :**)
⚠️ En revanche, cette action ne convertit pas le dossier en commande client sur ProDevis. Lorsque que vous aurez ProDevis sous la main, il vous faut convertir le devis en commande client.
5. Gestion de l'acompte
Dans le processus Krafteo par défaut, la création, l'envoi ainsi que le paiement de l'acompte sont à réaliser en amont du RDV métrage.
Vous créez la facture d'acompte dans Prodevis : Clic droit sur la commande ➡️ Créer une facture d'acompte
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Commerce : **)
Une fois la facture d'acompte créée, vous l'envoyez au client : ➡️ Imprimer ➡️ Documents client ➡️ E-mail ou Imprimante
Statut Krafteo : Facture d'acompte envoyée
Une fois la facture d'acompte envoyée, vous êtes dans l'attente du paiement (selon votre processus).
Vous saisissez donc le paiement sur Prodevis : Clic droit sur la facture d'acompte ➡️ saisissez le règlement
Le montant de ce même règlement remontera dans l'onglet activité du dossier et fera changer l'étiquette Krafteo de colonne du Workflow : Métrage
⚠️ À savoir : Si vous saisissez des règlements qui ne soldent pas la totalité du chantier (reste à payer), alors ces paiements seront considérés comme des acomptes.⚠️
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Métrage : **)
6. Planification du RDV de métrage
Planification du RDV de métrage dans l'agenda métrage :
- Si vous planifiez le RDV pour votre métreur, alors il se verra attribuer au dossier dès que le RDV sera positionné et validé (peu importe le statut).
1) Le métreur recoit immédiatement une notification d'attribution du RDV et est automatiquement affecté au dossier.
2) Le métreur recevra également une notification de rappel du RDV, et ce 30min avant l'heure du RDV.
- Vous êtes le métreur et vous souhaitez prendre un rdv sur un dossier ? Vous devez simplement être attribué au dossier afin de pouvoir prendre RDV.
--> https://aide.krafteo.com/fr/article/guide-dutilisation-du-metreur-1ea6m8o/
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Métrage : **)
Planification depuis la colonne des dossiers à planifier :
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Planification sans passer par la colonne des dossiers à planifier
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7. Saisie des informations de métrage - Onglet Suivi temps
Une fois votre rendez-vous de métrage réalisé, vous pouvez indiquer plusieurs informations dans l'onglet "Suivi temps" du dossier concerné.
Ces informations permettent de faciliter la transmission des informations nécessaires à la planification.
Vous retrouverez ces informations lors de la pré-planification ou planification de la pose.
8. Passage de la commande au fournisseur produits
Vous devez dès à présent commander les fournitures à partir des cotes mesurées lors du RDV métrage.
Pour ce faire, deux façons de procéder :
- Passez la commande sur ProDevis via EDI ou passez sans EDI (commande fictive pour que votre ProDevis soit à jour --> Clic droit sur la commande client ➡️️ Commandes fournisseurs ➡️️ Commander Tout
- Changer le statut du dossier manuellement sur Krafteo au statut "Cmde four. passée". Cette modification manuelle ne mettra pas à jour votre ProDevis. Ce mode de fonctionnement est adapté aux utilisateurs qui ne suivent pas leurs commandes dans ProDevis.
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Cmde Fournisseurs : **)
✅ Krafteo reprend le système des petits camions ProDevis ✅
9. Saisie des ARC de commandes
Afin d'optimiser votre suivi de vos différentes livraisons, vous avez plusieurs manières de procéder :
- Saisie des ARC de commande dans ProDevis : Clic droit sur la commande client ➡️ Commandes fournisseurs ➡️ Saisir les ARC de commande. Vous pouvez également passer par l'onglet ProDevis " Suivi des commandes".
- Si vous n'avez pas de suivi de commandes dans ProDevis, vous pouvez mettre vos différentes dates d'ARC dans l'onglet du dossier commande dédié à cet effet.
Sur cet écran, vous pouvez manuellement indiquer le statut et les dates de livraison qui planifieront automatiquement les livraisons dans votre agenda livraison de commande (sous réserve d'avoir activé l'option dans Paramètres -> Organisation)
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Cmde Fournisseurs : **)
Dès l'instant où votre dossier évolue au statut ARC reçu, Krafteo s'occupe de planifier automatiquement les RDV de livraison dans votre agenda dédié et le statut du dossier évoluera au statut "Réception de commande validée"
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Cmde Fournisseurs : **)
Nous vous conseillons, et si vous ne travaillez pas en flux tendus, de pré-planifier vos différents chantiers selon vos dates d'ARC les plus lointaines. Cela vous permettra d'alimenter votre planning de charge.
- Dans votre Planner, sélectionnez votre agenda de pose. Ensuite vous trouverez votre dossier dans la colonne des "dossiers à planifier" avec les différentes informations de métrage.
- Krafteo vous synthétise toutes les informations clés pour avoir une planification facilitée.
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Cmde Fournisseurs : **)
Vidéo saisie et planification des livraisons** à venir**
11. Réception de la commande
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Cmde Fournisseurs : **)
Vous saisissez sur Prodevis :
- Si vous indiquez que vous avez reçu votre commande sur ProDevis, alors le statut de Krafteo passera en "Commande reçue". Comment faire ? Sur votre commande : Clic droit.➡️ Saisir les quantités reçues ➡️ puis saisissez les quantités que vous avez reçues
- Sur Krafteo, vous n'avez pas besoin d'indiquer les quantités reçues. Il vous faut simplement indiquer le statut de la commande : Commande partiellement reçue ou Commande reçue.
Une fois la totalité de la commande reçue, vous pouvez l'indiquer dans le dossier qui évoluera ainsi au statut "Commande reçue"
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Cmde Fournisseurs : **)
Quand vous avez reçu l'intégralité de la commande, vous pouvez donc confirmer ou infirmer la date de pose que vous avez pré-planifiée en amont (voir étape N°10).
La date du chantier est confirmée :
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - En cours : **)
Dès lors qu'un chantier est terminé, vos collaborateurs (poseurs) présents lors du chantier et assignés sur le RDV de pose doivent indiquer plusieurs informations via l'onglet "mes rapports" :
- Temps passé sur le chantier
- Déclaration des non-conformités si besoin
- Fiche d'auto contrôle
Pour ce faire deux articles expliquent les manipulations à réaliser :
Gestion des non conformités ainsi que des actions de contrôle
13. Création et paiement de la facture de solde
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Terminé : **)${color}[#be38f3]()
À la fin de votre chantier, vous créez la facture de solde dans ProDevis ce qui fera remonter le dossier Krafteo au statut "Facture de solde éditée" dans la colonne du workflow terminé.
Vous pouvez également envoyer la facture (impression ou envoi par email via ProDevis) et le statut du dossier passera en statut 'Facture de solde envoyée" (voir gestion des alertes pour relance sur facture)
Dès lors que vous recevez le paiement de votre client vous le saisissez dans votre ProDevis. Si le solde restant est de 0€ alors votre dossier passera au statut "Solde payé".
14. Archivage
Une fois votre dossier terminé, vous pouvez l'archiver dans ProDevis et il sera donc archivé sur Krafteo.
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - Terminé : **)
Pour ce faire, dans ProDevis ➡️ clic droit sur votre affaire (devis, facture, etc...) ➡️ Convertir ➡️ Archiver
Afin de gérer vos SAV sur Krafteo (ou ProDevis si vous possédez le module Intervention) il existe plusieurs façons de procéder ;
**Statut Krafteo associé (colonne du Workflow - SAV : **)
Un client vous appelle pour un problème concernant des menuiseries que vous avez posées :
Le client (ancien client) existe dans ProDevis mais pas encore dans Krafteo :
*S'il n'existe pas dans ProDevis, alors il faut simplement créer la fiche pour qu'il remonte dans Krafteo.
Pour synchroniser la fiche client sur votre Krafteo, vous pouvez procéder de plusieurs manières :
- Modification de la fiche client
- Création d'un devis sur ce client
- Création d'une facture sur ce client
Une fois le dossier remonté vous pouvez attribuer le RDV pris dans Krafteo sur votre agenda SAV.
Le client existe dans Krafteo :
- Recherchez le dossier dans Krafteo, puis planifiez le RDV pour votre technicien en charge des SAV. (Vous pouvez également et simplement changer le statut du dossier au statut " SAV demandé" pour laisser votre technicien prendre son propre RDV).
Vidéo planification du SAV sur Krafteo
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Gestion des SAV depuis le module intervention de ProDevis :
Vous isposez de plusieurs manières afin de déclencher une intervention depuis ProDevis grâce au module intervention de ProDevis :
- Depuis une commande : le chantier n'est pas encore facturé et soldé : cas d'une finition
- Depuis une facture : le chantier est facturé et soldé : cas d'un SAV (gratuit ou payant)
- Depuis un client : cas d'un dépannage
Vidéo création SAV à partir du module intervention depuis une facture soldée
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